Takvimin her zaman hareketli olduğu iş dünyasında çalışanlarınız molalarda rehavete kapılıyor veya sessiz bir köşede inzivaya çekilme eğilimi gösteriyor mu? Yanıtınız evet ise çözüm belli: Kurumsal etkinlik planlaması. Motivasyon odaklı kurumsal etkinlik sayesinde çalışan bağlılığını artırabilir ve vizyonunuzu gerçekleştirebilirsiniz. Elbette her kurumsal etkinlik motivasyonu artırmayı hedeflemeyebilir. Bazen bir kurumsal etkinlik şirketin görünürlüğünde bir web sitesi kadar etkili olabiliyor. Peki, şirketler için kurumsal etkinlik nasıl planlanır? Gelin ekibinizi içine düştüğü olumsuz durumdan nasıl kurtarabileceğinizi veya şirketinizin farklı hedeflerine etkinlik sayesinde nasıl ulaşabileceğini detaylı olarak inceleyelim.
Adım Adım Kurumsal Etkinlik Planlaması
Lansman, fuar standı, bayi toplantısı, ödül töreni, şirket pikniği… Düzenleyeceğiniz etkinlik ne denli büyük olursa olsun davetli listesindeki isimler tek bir şeye odaklanacaktır: Sonuç. Madalyonun görünmeyen kısmı ise sizin yönetim becerinizde saklı. Bugün birçok şirketin tanıtım içeriğinde şu ibareyi görürsünüz: “Uçtan uca”. Planlama ile başlayan etkinlik yönetimi tam da bu yönetim anlayışını gerektiriyor. Davetli masasındaki süslemeden ses sistemine, mönüden konuşmacılara kadar her detayı adeta sanatsal bir yaklaşımla ele almalısınız. Bir başka ifadeyle etkinlik sürecini yönetirken tüm enerjinizi ve liderlik yeteneklerinizi ortaya koymalısınız.
Buraya kadar anlattıklarımızdan etkinlik yönetiminin zor olduğu sonucuna ulaşmış olabilirsiniz, fakat bahsettiğimiz aslında bu değil. Başarısız etkinliklerin yaşanmış olması, kurumsal iletişim sorumlularının etkinlik yönetiminin zor olduğuyla ilgili yanılgıya düşmesine sebebiyet verebilir. Oysa doğru planlama sayesinde düzenlediğiniz etkinlik başarıyla ulaşabilecektir.
Kurumsal etkinlik planlaması için izleyeceğiniz adımlara geçmeden önce durumu daha net bir şekilde ortaya koyan bir istatistik sonucunu paylaşmalıyız. Uluslararası Etkinlik Yönetimi Birliği (PCMA) verilerine göre, kurumsal etkinliklerin %67’si planlama aşamasındaki eksiklikler nedeniyle başarısızlıkla sonuçlanıyor. İşte, günün sonunda hedeflediğiniz çıktıya ulaşmak için izlemeniz gereken aşamalar:
Hedefi Belirleyin
Dinamik iş dünyasında işin şeklinden yönetim biçimine her şey sürekli olarak değişirken tek bir etkinlik düzenlemek yeterli olmayabiliyor. Düzenlenen her etkinliğin, bir önceki kadar hatta daha başarılı olması asıl hedefin de önüne geçiyor. Bir önceki etkinliğin başarısını ölçüp örnek alabilmek ve kıyaslanabilecek sonuç elde edebilmek için ise öncelikle amacı belirlemek gerekiyor. Kastettiğimiz “yüksek katılım” gibi bir istekten ziyade, “500 potansiyel müşteri formu doldurulsun” gibi spesifik bir hedef belirlemek. Yani aslında planınızı şu soruların yanıtlarına göre yapmalısınız:
- Etkinlikte çalışan motivasyonunu artırmak mı istiyoruz?
- Etkinlik basın mensuplarının da katılım sağlayacağı bir Lansman mı şirket içi oryantasyon mu?
- Etkinlikte hedef sadık müşteri kitlesini artırmak mı yeni müşteri kazanmak mı?
- Etkinlikte tanıtım mı yapılacak?
Hedefi doğru belirlediğinizde sürecin sonunda Anahtar Performans Göstergeleri (KPI’lar) netleşecektir.
Konsepti ve İçeriği Planlayın
Hedefi belirlediniz mi? Öyleyse sıra geldi kapsamı ve konsepti planlamaya. Aslında iskeleti tam da bu noktada oluşturuyoruz. Temayı amacınıza uygun şekilde belirlediğinizde hem operasyonel süreçleri hem de görsel algıyı oluşturan unsurları bir araya getirebilirsiniz. Kaynakları belirlemek ve görev dağılımını netleştirmek için konsepti kesinleştirin. Sektörel deneyimimize dayanarak söyleyebiliriz ki etkinliğe özgün bir kimlik kazandırmak ve mesajınızı iletmek için deneyime dayanan etkinlikler planlayın. Örneğin, şirket motivasyon etkinlik planlaması yapıyorsanız parfüm yapımı, vitray gibi hobilere yönelik workshop’lar düzenleyebilirsiniz.
Bütçeyi Netleştirin
Etkinlik yönetiminde yaşayabileceğiniz en can sıkıcı gelişme sürpriz şekilde ortaya çıkan masraflardır. Maliyet-fayda dengesini sarsan bu masrafların ortaya çıkmaması için beklentilerinizin gerçekçi olması gerekir. Gereksiz masraflardan kaçınmak için olası her masrafı önceden planlayın.
Etkinlik sürecinde en büyük yanılgı yalnızca teknik ekipman, mekan, konuşmacı, ulaşım gibi masraflara odaklanılmasıdır. Ekipmanların taşınması, dijital içerik üretimi, ruhsat ücreti gibi giderleri de dikkate almalısınız. Peki, bütçe yönetimi yalnızca olası masrafları tespit etmek mi? Elbette hayır. Etkinlik bütçe planlaması için şu stratejiyi uygulamanızı öneriyoruz:
- Etkinliği düzenleme hedefinizi netleştirdikten sonra etkinlik türünü belirleyin. Şu soruya yanı bulun: Etkinlik motivasyon pikniği mi, Lansman mı, fuar standı mı? Yanıtınıza göre toplam bütçe belirleyin.
- Maliyet kalemlerini tek tek sıralayın.
- Farklı birkaç tedarikçiden fiyat teklifi alarak karşılaştırma yapın.
- Önceliklendirme yapın. Bu noktada 50-30-20 kuralını uygulayabilirsiniz. Bu kurala göre ihtiyaçlar gelirin %50’sini, istekler %30’unu, ekstra masraflar ise %20’sini oluşturur. Geçmiş etkinliklerin verilerinden faydalanarak alternatif senaryolara göre riskleri değerlendirin.
Doğru bütçe yönetimi sayesinde etkinlik sonrasında planlanan bütçe ile etkinlik sonrasında ortaya çıkan fatura arasında farklılık olmayacaktır.
İpucu: Her mekânın ikram politikası aynı değildir. Yiyecek içecek servisinde toplam tahmini fiyatı değil, kişi başı fiyatı öğrenin.
Tarih ve Mekâna Karar Verin
Bütçe planı hazır. Şimdi sıra mekâna karar vermeye geldi ki etkinlik yönetiminin kritik aşamalarından biri de tarih ve mekân seçimidir. Tarihe karar verirken hedeflediğiniz katılımın gerçekleşmesi için şunları göz önünde bulundurun:
- Resmi tatiller
- İş yoğunluğunun arttığı dönemler (örneğin eğitim kurumuysanız Eylül ile birlikte yoğunluk artacaktır)
- Katılımcıların izinli olabileceği tarihler (örneğin, yaz sezonunda çalışanlar izinli olabilir)
Sektördeki deneyimizle mekân seçiminin ne denli önemli olduğunu teyit ettik. Etkinlik sonrasında yapılan anketlerde mekân ile ilgili detayların öne çıktığını gözlemledik. Doğru seçimi yapmak için mekânın etkinlik satış ekibinden şu bilgileri öğrenmelisiniz:
- Kapasite ve oturma düzeni
- Ulaşım şekli ve otopark
- Sahne kurulacaksa internet bant genişliği, elektrik kapasitesi gibi teknik detaylar
- Catering hizmetiyle ilgili detaylar
- Açık hava etkinliğinde hava durumu aksaklıklarında kullanılacak kapalı alan
- Tuvalet kapasitesi
- Personel, güvenlik ve temizlik hizmetleri
Sözleşme imzalamadan önce hem sıraladığımız detayları hem de iptal ve iade koşullarını gözden geçirmelisiniz.
Teknik Altyapıyı Hazırlayın
Bazen etkinlik organizasyonunda küçük gibi görülen bir sorun büyük bir memnuniyetsizlik olarak geri dönebiliyor. Böyle bir durumla karşılaşmamak için şu detayları titizlikle gözden geçirin:
- Ses sistemi
- Işıklandırma
- LED ekranlar
- Sunum ekipmanları
İpucu: Canlı yayın, drone ile fotoğraf çekimi gibi teknolojik çözümleri kullanın.
İzinleri ve Yükümlülükleri Kontrol Edin
Her şey sorunsuz görünüyorken resmi bir müdahale ile karşılaşmak önemli bir krizdir. Bu nedenle önceden gerekli izinleri almalısınız. Örneğin, açık hava etkinliklerinde belediyelerin park ve bahçeler müdürlüğü gibi birimlerine bildirimde bulunmalısınız. Sosyal sorumluluk projesi kapsamında düzenlediğiniz etkinliklerde ilgili şartname ve sözleşmeleri mutlaka gözden geçirmenizi öneririz.
Etkinlik Günü İçin Checklist Oluşturun
Etkinlik günü geldi çattı. Peki, her şey hazır mı? Aşağıdaki gibi bir checklist ile her şeyin kontrolünüz altında olduğundan emin olabilirsiniz.
| Evet | Hayır | |
| Teknik sistemlerin kurulumu yapıldı ve kontroller sorunsuz tamamlandı. | ✓ | |
| Sahne provası yapıldı. | ✗ | |
| Canlı yayın ve fotoğraf çekimi için kontroller tamamlandı. | ✓ | |
| Ekip göreve hazır ve iletişimde aksaklık oluşturabilecek bir durum söz konusu değil. | ✓ | |
| Acil durumda yapılacaklar belli. | ✓ |
Bonus: Profesyonel Destek Alın
Operasyonel iş yükünüz fazlaysa etkinlik yönetim sürecinde bazı detayları atlamanız mümkündür. Herhangi bir aksaklık olmaması ve işlerinize kesintisiz devam edebilmek için süreci profesyonel bir ekibe devredebilirsiniz. Etkinlik yöneticileri sizin taleplerinize, amacınıza ve beklentinize göre başarılı sonuçlanan bir etkinlik organize edebilecektir.
Şirket Motivasyon Etkinlik Planlaması Nasıl Yapılır?
Genellikle çalışanların motivasyon kaynağı maddi unsurlarla ölçülüyor. Oysa çalışanlar ekonomik gereklilikleri yerine getirirken iş yaşam dengesini önemsiyor. Bu denge bozulduğunda ise içeriğimizin başında belirttiğimiz rehavete kapılma veya şirket kültüründen kopma gibi durumlar oluşabiliyor. Kurumsal etkinlikler tam da bu noktada devreye giriyor.
Şirket motivasyon etkinliklerinde planlama yukarıda sıraladığımız adımlardan oluşuyor. Farklı olarak şunun altını çizmek gerekiyor: Motivasyon etkinliklerinde odak nokta deneyim olmalıdır. Örneğin, takım oyunlarının oynandığı bir etkinlik sayesinde çalışanlar, diğer katılımcılarla aslında aynı tarafta olduğunu yeniden hatırlar.
İlham Veren Kurumsal Etkinlik Örnekleri
Başarılı bir etkinliğin gözden kaçırılmaması gereken bir sırrı var: Etkileşim. Bir etkinlikte katılımcılar sürece ne kadar dahilse deneyim o kadar güçlenir. Deneyim sayesinde, bilet platformlarında gördüğünüz “hafızalardan silinmeyecek bir etkinlik” ibaresi gerçek olacaktır.
Peki, etkileşim sağlayan bir etkinlik kurgusu nasıl belirlenir? Bu noktada yapmanız gereken amacı ve konsepti belirlemek. Konsept için şu seçenekleri değerlendirebilirsiniz:
- Ailelerin bir araya geldiği bir şirket pikniği
- Workshop etkinliği
- Teniz turnuvası
- Kano, at biniciliği gibi sporlar için grup eğitimi
- Ayın personeli gibi başarıyı ödüllendiren plaketler
- Gece sineması
- Dans etkinliği
Nefes Orman, bugüne dek ilham veren birçok etkinliğe ev sahipliği yapmıştır. Örneğin, Hyundai Aile Günü etkinliğinde yapılan MC şovları, Sihirbazlık Gösterileri, Bubble Show ve Workshopları sayesinde çalışanlar aileleriyle birlikte eğlenmişti. Bu etkinliğe 7500 kişilik katılım sağlanmıştı. İlham veren kurumsal etkinlik örnekleri için şu içeriğimize de göz atmanızı öneririz: Nefes Orman’da Gerçekleşen Kurumsal Etkinlikler.
Şirket Motivasyon Etkinliklerinde Adres: Nefes Orman
Soluyacağınız her temiz hava ve görsel şölen oluşturan doğa ana sayesinde anksiyete noktasına ulaşan stesle mücadele edebilirsiniz. Bilimsel araştırmalar, doğanın iyileştirici gücüne işaret ederken şirket motivasyon etkinlikleri için açık hava mekanları tercih ediliyor. Etkinlik organize eden şirketler motivasyonu artırmak için aktivite çeşitliliğini önemsiyor. Nefes Orman da bu ihtiyacı karşılayan ve insan-doğa etkileşiminin yapıcı sonuçlarına ön ayak olan bir tesis.
15 hektarlık alan üzerine kurulu Nefes Orman’da hemen her türlü aktivitenin yer aldığı kurumsal etkinlikler yapılabiliyor. Nefes Orman, macera parkı alanlarıyla sınırlı değil. Tenis kortlarından Wellness sağlıklı yaşam alanlarına, hipodromdan atölyelere birçok farklı alana sahip. Dolayısıyla etkinlik organizatörleri için büyük kolaylık sunuyor. Nefes Orman ile iş birliği yapan sponsorlar birçok ayrıcalığa da sahip oluyor.
İstatistikler de Nefes Orman’ın şirket motivasyon etkinlikleri için cazip bir vaha olduğuna işaret ediyor. Nefes Orman’a önceki yıl 50 binden fazla araç girişi yapıldı. Nefes almak isteyen 200 bin kişi de web sitesini ziyaret ederek detayları öğrenmek istedi. 5 bin kişi konum olarak Nefes Orman’ı paylaştı. Tüm bu istatistikler Nefes Orman’ın İstanbullulara derin bir nefes aldırdığını gösteriyor.
Kurumsal etkinlik planlaması için nasıl bir yol izlemesi gerektiğinde kararsız olan İK ve kurumsal iletişim sorumluları için rehber minvalindeki içeriğimizi sonlandırıyoruz. Şirket motivasyon etkinliklerinde mekan seçimini yaparken aktivite çeşitliliği ve alanın genişliğine dikkat etmenizi öneririz.
İstanbul’u keşfederken çalışanlarınızın motivasyonunu yükseltecek etkinlikleri Nefes Orman’da düzenlemeye ne dersiniz? Güncel kurumsal etkinliklerden haberdar olmak için Nefes Orman Instagram hesabını da takip etmeyi unutmayın. Nefes Orman büyüklüğü fark etmeksizin tüm işletmelerin performansını şaha kaldıracak etkinliklere ev sahipliği yapmak üzere yeni sezona hazır!